Matrice dei Rischi: Come prevedere e gestire gli imprevisti nel Project Management

Quante volte hai iniziato un progetto con un piano perfetto, solo per vederlo deragliare a causa di un evento inaspettato? Un fornitore in ritardo, un membro del team che si ammala nel momento cruciale o un bug software imprevisto.

Se queste situazioni ti tengono sveglio la notte, non sei solo. L’incertezza è parte integrante di qualsiasi lavoro complesso. Tuttavia, c’è una differenza sostanziale tra subire gli imprevisti e gestirli. Qui entra in gioco il Risk Management.

In questo articolo, vedremo come utilizzare uno strumento fondamentale, la Matrice dei Rischi, per trasformare l’ansia dell’ignoto in un piano d’azione calcolato, migliorando la tua analisi rischi progetto.

Perché ogni progetto ha bisogno di un Risk Management Plan

Molti Project Manager vedono la gestione dei rischi come un’attività pessimistica o una perdita di tempo burocratica. “Perché fasciarsi la testa prima di essersela rotta?”

La realtà è opposta: il Risk Management è l’assicurazione del tuo progetto. Ignorare i rischi non li fa sparire; semplicemente ti toglie la possibilità di controllarli. Un piano di gestione dei rischi serve a:

1. Proteggere il budget: Gli imprevisti costano quasi sempre soldi.

2. Salvare le scadenze: Un rischio non gestito è la causa numero uno dei ritardi.

3. Migliorare la comunicazione: Stakeholder e clienti si fidano di più di un PM che dice “Abbiamo previsto questa possibilità e abbiamo un piano B” piuttosto di uno che cade dalle nuvole.

Come costruire una Matrice Probabilità/Impatto

Il cuore di una buona analisi è la Matrice dei Rischi. Questo strumento visivo ti aiuta a prioritizzare le minacce. Non tutti i rischi sono uguali: perdere un file è diverso dal perdere il cliente principale.

Per costruire la tua matrice (puoi cercare online un “matrice rischi esempio” per visualizzarla, ma il concetto è semplice), devi incrociare due assi: Probabilità e Impatto.

Definire la scala di probabilità (Bassa/Media/Alta)

Per ogni rischio identificato (es. “Ritardo nella consegna dei materiali”), chiediti: Quante probabilità ci sono che accada davvero?

• Bassa (1): Improbabile. Potrebbe accadere in circostanze eccezionali (< 20%).

• Media (2): Possibile. È già successo in passato o ci sono segnali d’allarme (20-60%).

• Alta (3): Probabile. Quasi certo se non si interviene (> 60%).

Valutare l’impatto sul budget e sui tempi

Se l’evento si verifica, quanto male farà al progetto?

• Basso (1): Ritardo trascurabile (ore/giorni), impatto minimo sul budget. Gestibile con l’ordinaria amministrazione.

• Medio (2): Ritardo sensibile (settimane), aumento dei costi che richiede l’uso delle riserve di gestione.

• Alto (3): Blocco del progetto (mesi), superamento del budget, possibile fallimento del progetto o perdita di reputazione.

Moltiplicando Probabilità x Impatto, ottieni il Punteggio di Rischio.

• Esempio: Un rischio con Probabilità Alta (3) e Impatto Alto (3) ha un punteggio di 9. Questa è la tua priorità assoluta (Zona Rossa).

4 Strategie per gestire i rischi: Evitare, Trasferire, Mitigare, Accettare

Una volta mappati i rischi sulla matrice, cosa fai? Non puoi trattarli tutti allo stesso modo. Esistono quattro strategie classiche nel Risk Management:

1. Evitare (Avoid): Cambi il piano per eliminare la minaccia alla radice.

   • Esempio: Una tecnologia è troppo instabile? Scegline una diversa e collaudata.

2. Trasferire (Transfer): Sposti la responsabilità su terze parti.

   • Esempio: Stipuli un’assicurazione o affidi in outsourcing una parte rischiosa del lavoro a specialisti.

3. Mitigare (Mitigate): Agisci per ridurre la probabilità o l’impatto. È la strategia più comune.

   • Esempio: Per mitigare il rischio di assenza di personale chiave, fai affiancamento (shadowing) affinché qualcun altro sappia fare quel lavoro.

4. Accettare (Accept): Il rischio è basso o il costo per mitigarlo è superiore al danno potenziale. Decidi di non fare nulla a meno che non accada.

   • Esempio: Accetti che possa piovere durante un evento al chiuso (impatto nullo).

Gestire i rischi in pratica con Mokapen

La teoria è bella, ma come si applica nel lavoro quotidiano? Una matrice su Excel viene spesso dimenticata in una cartella. Per rendere il Risk Management vivo, devi integrarlo nel tuo tool di gestione progetti.

In Mokapen, puoi rendere i rischi visibili a tutto il team in due modi intelligenti:

• Usa i Tag: Crea un tag colorato chiamato “Alto Rischio” e applicalo ai task critici. In questo modo, guardando la Kanban board o il diagramma di Gantt, l’occhio cadrà subito sulle attività che richiedono massima attenzione.

• Campi Personalizzati (Custom Fields): Per un controllo più granulare, puoi aggiungere un campo personalizzato di tipo “elenco a discesa” ai tuoi progetti, chiamandolo “Livello di Rischio” con opzioni Basso, Medio, Alto. Questo ti permette di filtrare i task e vedere, ad esempio, solo le attività ad alto rischio che sono in scadenza questa settimana.

Monitorare i rischi nel tempo

La matrice dei rischi non è un documento statico da fare a inizio progetto e archiviare. È una fotografia istantanea. I progetti evolvono: nuovi rischi emergono e vecchi rischi spariscono.

Dovresti rivedere la tua matrice periodicamente (es. durante le riunioni di stato avanzamento). Un rischio che era “Basso” il mese scorso potrebbe diventare “Alto” man mano che si avvicina una scadenza critica.

Per approfondire come integrare questa revisione nel ciclo di vita del progetto, ti rimando alla nostra Guida Pilastro, specificamente nella sezione dedicata a Monitoraggio e Controllo, dove spieghiamo come mantenere il polso della situazione mentre il progetto avanza.

Hai già provato a mappare i rischi del tuo prossimo progetto? Inizia oggi stesso usando i campi personalizzati su Mokapen per non farti cogliere impreparato.