Nel mondo della gestione del lavoro moderno, esiste un nemico silenzioso che viene spesso scambiato per una virtù: il multitasking. Ci hanno insegnato che fare più cose contemporaneamente è sinonimo di efficienza. La realtà, supportata da decenni di studi sulla gestione del flusso e neuroscienze, è esattamente l’opposta.
In questo modulo, esploreremo i WIP Limits (Limiti al Work In Progress) non come una restrizione burocratica, ma come l’unico strumento efficace per eliminare il multitasking dannoso e recuperare la concentrazione perduta.
L’illusione del “fare tutto subito”
Immagina un’autostrada. Se l’obiettivo è far arrivare le macchine a destinazione il più velocemente possibile, cosa succede se riempiamo l’autostrada al 100% della sua capacità? Il traffico si ferma. Si crea un ingorgo.
Lo stesso accade nel nostro lavoro. Quando accettiamo troppi compiti contemporaneamente, saturiamo la nostra “autostrada mentale”. Il risultato non è una maggiore velocità, ma un rallentamento generale di tutte le attività.
Il costo nascosto: context switching
Il “multitasking dannoso” è tecnicamente definito come Context Switching (cambio di contesto). Ogni volta che interrompi un’attività (Task A) per rispondere a un’email o iniziare un’altra attività (Task B), il tuo cervello deve:
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Salvare lo stato del Task A.
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Caricare il contesto del Task B.
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Elaborare il Task B.
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Scaricare il Task B e ricaricare il Task A (cercando di ricordare dove eri rimasto).
Secondo gli studi di Gerald Weinberg (in “Quality Software Management”), il costo di questo passaggio è devastante:
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1 Progetto in corso: 100% del tempo dedicato al valore.
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2 Progetti in corso: 20% del tempo perso nel cambio di contesto.
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3 Progetti in corso: 40% del tempo perso.
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5 Progetti in corso: 75% del tempo perso nel cambio di contesto.
Quando hai 5 cose “aperte” contemporaneamente, stai lavorando effettivamente solo per il 25% del tuo tempo. Il resto è puro spreco cognitivo.
WIP limits: stop starting, start finishing
I WIP limits sono vincoli espliciti che poniamo al numero di attività che possono trovarsi in una specifica fase del flusso di lavoro (es. “In Sviluppo” o “In Revisione”) contemporaneamente.
Applicare un limite WIP significa dire: “Non possiamo iniziare questa nuova attività finché non ne abbiamo finita una di quelle attuali”.
Perché i limiti WIP funzionano?
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Forzano la prioritizzazione: Se puoi avere solo 3 task in corso, devi scegliere i 3 più importanti. Non c’è spazio per il “tutto è urgente”.
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Riducono il lead time: secondo la Legge di Little, diminuendo il numero di cose in corso (WIP), diminuisce drasticamente il tempo medio di attraversamento (Lead Time). Consegniamo prima.
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Evidenziano i colli di bottiglia: Senza limiti, il lavoro si accumula silenziosamente. Con i limiti, se una colonna si riempie, tutto il team si ferma per sbloccarla (Swarming). Il problema diventa visibile e viene risolto subito.
Come implementare i WIP limits (senza panico)
Introdurre limiti al lavoro in corso può sembrare controintuitivo (“Mi stai dicendo di non lavorare?”). Ecco come approcciare il cambiamento P3.3:
1. Visualizza l’attuale
Prima di limitare, devi vedere. Crea una lavagna (fisica o digitale) e mappa tutto ciò che stai facendo ora. Rimarrai sorpreso dalla quantità di lavoro “aperto ma non finito”.
2. Imposta un limite “largo”
Inizia con un limite WIP basato sulla capacità del team + 1 o 2 buffer. Se siete in 3 persone, provate un limite di 4 o 5 task totali in lavorazione.
3. Rispetta la regola aurea
Quando raggiungi il limite, la regola è ferrea: è vietato iniziare nuovo lavoro. Se ti blocchi su un task, non aprirne uno nuovo. Piuttosto:
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Aiuta un collega a finire il suo task.
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Risolvi il blocco.
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Migliora il processo.
Conclusione: la lentezza è la nuova velocità
Il multitasking dannoso è una droga che ci dà l’impressione di essere occupati, mentre in realtà stiamo solo spostando lavoro da una parte all’altra senza concludere nulla.
I WIP limits sono la cura disintossicante. Richiedono disciplina e coraggio per dire “no” o “non adesso”, ma il risultato è un flusso di lavoro sano, prevedibile e, paradossalmente, molto più veloce.
Ricorda il mantra: Smetti di iniziare, inizia a finire.
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