Hai mai avuto la sensazione di aver lavorato ininterrottamente per 8 ore, ma di non aver concluso nulla di significativo? È il paradosso della produttività moderna: essere occupati non significa essere produttivi.
Per i team che gestiscono progetti complessi, la sfida non è solo “fare cose”, ma fare le cose giuste al momento giusto. Qui entrano in gioco due filosofie spesso confuse ma complementari: il Time Blocking e il Time Tracking.
In questo articolo analizzeremo quale approccio serve al tuo team e come integrarli per una gestione tempo lavoro impeccabile.
Cos’è il Time Blocking (e perché Elon Musk lo usa)
Il Time Blocking è un metodo di time blocking proattivo. Invece di lavorare su una lista di cose da fare (To-Do List) in ordine sparso finché non finisce il tempo, assegni a ogni compito uno slot temporale specifico nel tuo calendario.
È la strategia preferita da figure come Elon Musk e Bill Gates. La leggenda narra che Musk pianifichi la sua giornata in slot da 5 minuti. Senza arrivare a questi estremi, il principio fondamentale è potente: se non è nel calendario, non verrà fatto.
I vantaggi del Time Blocking per il team:
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Elimina la “Decision Fatigue”: Non devi decidere cosa fare alle 14:00; lo hai già deciso al mattino o la sera prima.
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Crea consapevolezza: Ti costringe a essere realistico su quanto tempo richiede realmente un task.
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Combatte la Legge di Parkinson: “Il lavoro si espande fino a occupare tutto il tempo disponibile”. Dandoti una scadenza precisa (es. dalle 10:00 alle 11:00), lavori più velocemente.
Cos’è il Time Tracking (e quando serve per la fatturazione)
Se il Time Blocking è pianificazione (futuro), il Time Tracking è misurazione (passato/presente). Consiste nel registrare esattamente quanto tempo viene speso su specifiche attività.
Molti team vedono il time tracking come uno strumento di controllo “poliziesco”, ma in realtà è uno strumento di business intelligence. È essenziale per:
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Fatturazione precisa: Per agenzie e consulenti che lavorano a tariffa oraria.
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Preventivi migliori: Sapere che il “Progetto X” ha richiesto 40 ore invece delle 20 stimate ti permette di quotare meglio il “Progetto Y”.
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Analisi dei colli di bottiglia: Capire dove il team perde tempo (es. riunioni eccessive, email).
La vera magia accade quando confronti i due: Quanto tempo avevo bloccato per questo task? (Time Blocking) vs Quanto tempo ci ho messo davvero? (Time Tracking).
I nemici della concentrazione: Interruzioni e Multitasking
Sia che tu pianifichi o tracessi il tempo, il nemico numero uno della gestione tempo lavoro è l’interruzione.
Studi dimostrano che dopo un’interruzione, ci vogliono in media 23 minuti per tornare al livello di concentrazione precedente. Se il tuo team vive su Slack o risponde alle email istantaneamente, sta bruciando ore di produttività.
Una soluzione per i team: La Tecnica del Pomodoro
Per team che faticano a mantenere l’attenzione, integrare la pomodoro technique team può essere rivoluzionario.
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Lavorare in sprint di 25 minuti di focus assoluto.
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5 minuti di pausa obbligatoria.
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Dopo 4 cicli, una pausa lunga.
Utilizzare un timer condiviso o sincronizzare i “Pomodori” può aiutare tutto il team a entrare in uno stato di flow collettivo, riducendo le interruzioni interne.
Come proteggere le ore di “Focus Work” nel calendario condiviso
Il problema principale del Time Blocking in un ambiente di team è che gli altri possono “rubarti” il tempo prenotando riunioni nei tuoi slot di lavoro.
Ecco come difendere il tuo tempo:
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Blocca il tempo pubblicamente: Segna sul calendario condiviso slot chiamati “Focus Work – Non disturbare”.
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Raggruppa le riunioni: Cerca di concentrare tutte le call in una specifica fascia oraria (es. solo al pomeriggio).
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Usa strumenti visivi: Visualizzare i tuoi task direttamente nel calendario aiuta a capire realisticamente cosa puoi affrontare oggi.
Pianificare visivamente con Mokapen
Un errore comune è avere la lista dei task su un’app e il calendario su un’altra. Questo crea disallineamento.
In Mokapen, abbiamo unito questi due mondi nella vista “I Miei Task” modalità Calendario.
![Screenshot della vista Calendario di Mokapen: mostra la schermata ‘I Miei Task’ dove l’utente trascina un task dalla lista laterale direttamente dentro uno slot orario della settimana, creando un blocco visivo colorato.]
Come vedi nell’immagine sopra, con Mokapen puoi:
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Prendere un task dalla tua lista di cose da fare.
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Trascinarlo direttamente nello slot orario desiderato.
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Avere una visione immediata di quanto è piena la tua giornata.
Questo trasforma una lista di desideri (To-Do) in un piano d’azione reale (Time Blocking), permettendo a tutto il team di vedere la disponibilità effettiva.
Conclusione
Non devi scegliere per forza tra Time Blocking e Time Tracking. Il metodo migliore per la gestione tempo lavoro è spesso un ibrido: Blocca il tempo per assicurarti di lavorare sulle priorità e Traccia il tempo per verificare la tua efficienza e fatturare correttamente.
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